1. Knjigovodstvo moram imati zbog Porezne uprave
Opća percepcija kod poduzetnika, osobito novih, jest da moraju imati računovodstveni servis kako bi im računao poreze, slao u Poreznu neke obrasce koji i nisu Bog zna kako komplicirani. Jednom riječi, računovodstvo poduzetnicima služi da bude link na Poreznu upravu i zadnja linija obrane da nešto s državom ne pođe po zlu. Međutim, upravo suprotno. Davno prije uspostave poreza u današnjem smislu postojala je potreba praćenja poslovnih događaja radi poduzetnika samih.
Naime, računovodstvo prati poslovanje, bilježi poslovne događaje, stavlja ih u međuodnos kako bi prvenstveno poduzetnik u svakom trenutku znao koliko mu se isplatio određeni poslovni poduhvat, kakvi su efekti, može li povećati prihode, smanjiti troškove i kako će dalje? Bez obzira jeste li osnovali trgovačko društvo, udrugu, obrt ili ste samostalna profesija, knjigovodstvo je iznimno važan kotačić vašeg poslovanja. I, svakako je na vašoj strani!
2. Možda mogu voditi knjige sam /a ?
Ajme! U pravilu, ovo je nemoguća misija! Ne biste vjerovali, ali ljudi imaju razne argumente u prilog ovoj tezi, ali to je tema koju treba zasebno razložiti.
3. Moram odabrati „dobar“ knjigovodstveni servis
Ako postavimo pitanje: „kako odabrati dobar servis?“ onda valjda impliciramo da postoje i „loši“ knjigovodstveni servisi ? Ovo nikako nije istina.
Što je prva asocijacija na računovodstvo (osim „ja to nikad ne bi“)? Odgovorno i po zakonu, točno, pedantno i na vrijeme!
Sigurno ćete u velikoj većini servisa dobiti besprijekornu profesionalnu uslugu, a i u cijenama nema neke drastične razlike. Čini se da je svejedno.
Međutim, široka je paleta pravila koja se razlikuju od djelatnosti do djelatnosti, a vođenje knjigovodstva obrta je sasvim nešto drugo nego trgovačkog društva (firme) i sasvim nešto treće od vođenja knjigovodstva udruga odnosno neprofitnog sektora.
U svom tom silnom gradivu u glavi knjigovođe i šamaranja novim propisima, promaknut će neki novi propis, neka jako važna specifičnost vaše djelatnosti.
Na primjer:
a) servis, doduše, vodi neprofitne subjekte, ali sportske klubove. Za njih vrijede drugačija pravila od udruga koje se bave umjetnošću. Najbanalniji primjer – sigurno trener neće imati umjetnički honorar, ali će sportaši imati neke neoporezive naknade koje umjetnici neće moći isplatiti.
b) djelatnosti u građevinarstvu su sasvim nešto drugačije nego producenti. Tu će biti obračuna „završenih situacija“ , isplate terenskih dodataka radnicima, tuzemnog prijenosa obveze PDV-a i dr.
Neke sektore u našem servisu poznamo samo informativno. Ako nam stignu građevinari u opasnosti su da sve zbrljamo, ali su naši „kulturnjaci“ kod servisa koji vodi građevinske firme u jednakom problemu. Dakle, ne birate „dobar“ servis nego onaj koji najbolje odgovara vama.
Najbolje će vam odgovarati oni koji imaju najviše iskustva s vašom branšom i oblikom registracije. Uputno je pitati koji servis imaju kolege koji su u sličnoj situaciji, po registraciji i po djelatnosti. Kako su zadovoljni? Tek onda se bira po blizini, po tome kako vam odgovara procedura kolanja dokumenata, po simpatiji itd. Nije nevažan ni program na kojem servis radi. I o tome se malo raspitajte. Treba onda ugovoriti sastanak s dva ili tri preporučena servisa i odlučiti.
4. Na knjigovodstvu je da skuplja i slaže moje papire. Ma, i da misli umjesto mene!
Važno je napomenuti da knjigovodstvo nije administracija iako su se i klijenti i država očigledno odlučili da to bude. Sve ono za što vam služimo: da vam pišemo i šaljemo račune, da skidamo i printamo sile nečitljivih (okreni ga, obrni ga) računa poslanih mailom, da plaćamo vaše račune i opomene, generiramo uplatnice za poreze – nije naš posao. To je dodatna usluga. Ako vam već pišemo putne naloge, nemojte da pogađamo gdje ste bili na temelju zgužvanih cestarina i hotelskih računa za mini bar.
A ako je vaše jadno knjigovodstvo na sve ovo gore i pristalo bar se sažalite i ne dajte da vas mole da dostavite „papire“. Sva dokumentacija bi u servis trebala stizati na vrijeme, uredno složena i potpisana (potpis je odobrenje/nalog za knjiženje), a naš posao je daljnja obrada i knjiženje uredno dostavljenog, generiranje obrazaca za državu, izvještavanje itd.
Silom prilika servisi pristaju na obavljanje administrativnih poslova koji su više i puno više od ugovorenog. Često smo u poziciji prekršaja jer i u našem ugovoru piše da je servis odgovoran za „prihvat vidljivo neispravne dokumentacije“. „Neispravno“ znači i nepotpisano, a o drugom da ne govorimo. Dakle, nije problem pružati dodatnu uslugu administriranja, ali računajte kako je to dodatna usluga i nemojte nas baš stavljati u poziciju „molitelja“ vaše dokumentacije.
Važno je napomenuti da „knjigovodilice“ nisu vaše mame. Iako gotova svaka ima nagon da vas zaštiti pod svaku cijenu. Osobito kad trepćete tužnim očima zbog svoje neshvaćene umjetnosti. Pa umjetnici su vječno djeca (to valjda i bude važno za održavanje talenta), a djeca imaju majke…..
Ajmo onda dogovoriti ovako: štedite svoje računovodstvene mame da vam dulje traju.
5. Knjigovođe su skupe. To je preskupo za posao koji rade.
Ako zbilja mislite da je administracija iz gornje tvrdnje naš posao, onda ima mjesta ovom stavu, jer ispis i slaganje dokumenata, plaćanje i slično su naučene procedure. To ne zahtjeva veliku stručnost, ali i to bi trebalo koštati daleko više.
Zamislite da za administraciju imate zaposlenu osobu, koliki bi bio trošak njene plaće pa i da nije zaposlena na puno radno vrijeme?
A sad pomislite i koliko bi „pravog“ posla za to vrijeme mogao napraviti računovođa i kako je to potraćeno (skupo, stručno) vrijeme. Kao da režiser svako malo zaustavlja snimanje, diže se i razmješta ljude koji osiguravaju set.
Svaki put kad pomislite koliko to košta sjetite se:
* što više opterećujete računovodstveni servis administracijom to će knjigovođe moći manje vremena posvetiti urednom praćenju vašeg poslovanja i usluga će biti skuplja.
* država je već uzela dobar dio radnog vremena knjigovodstvenim servisima svojim administriranjem, a ako to ne odradimo, na šteti su naši klijenti.
* ništa i nitko ne štedi vaše novce bolje od vašeg knjigovodstva pod uvjetom da stignu raditi svoj posao, onaj za koji ih plaćate. Po tome vrijede svakog centa.
To u kapitalizmu poduzetnici znaju. Stoljećima. Mi još nismo nadošli. Kod nas je još uvijek „ni za pare ni za slavu“. Zato se mladi ekonomisti ne trgaju za tim poslom.
6. Knjigovođa je kriv ako „pođe po zlu“ s porezima, rokovima, kaznama
E nije. Servisi snose odgovornost za „kriva knjiženja“, ne primjenjivanje propisa itd., ali će rijetko biti prozvani. Pri eventualnom poreznom nadzoru prozvat će se poduzetnika, jer za ukupno poslovanje je odgovoran poduzetnik. Dakle, kriv je za: promašivanje rokova, nedostavljanje izvještaja, lažno prikazivanje poslovanja, generiranje nevjerodostojne i neistinite dokumentacije, neposlovno trošenje sredstava (firme), za neplaćanje poreza itd.
Nije loše znati da računovodstveni servisi mogu imati osiguranje od odgovornosti. Ali osiguranje će „oštećenom“ isplatiti naknadu ako dokaže da je servis pogriješio u obračunima. Ma, može se dogoditi previd, ali računovođe jako malo griješe. Ako i pogriješe u nekom obračunu mogu to jednostavno ispraviti čak po završnim računima (i prema Poreznoj upravi i u javnoj objavi). Zato osiguravajuće kuće i pristaju na ova osiguranja. Ali nepridržavanje rokova, ničim nije pokriveno! A to je ono što se zaista može dogoditi (osobito ako ne donosite papire na vrijeme).
Niste oslobođeni odgovornosti i nemojte dozvoliti da baš o svemu vodi računa samo servis.
7. S promjenom servisa bit će mi bolje
Ovo nije dobro rješenje. Knjigovodstvo se mijenja u krajnjem slučaju i sa stvarno dobrim razlogom. Nije razlog „nisu mi priznali moje opravdane troškove“ ili „ima puno jeftinijih“ ili „nisu mi rekli da mogu plaćati stipendiju“ ili…
Redovna dostava dokumentacije je jako važna, redovna komunikacija sa servisom je još važnija. Sva pitanja i sva nezadovoljstva koja vas muče treba raščistiti. Vaš dosadašnji servis najbolje poznaje vaše poslovanje – utvrdite gdje i kako je nastao šum u komunikaciji.
Razmišljajte o promjeni, tek ako nema pomaka u međusobnom povjerenju. Kad već mijenjate servis gledajte da to bude od početka obračunske godine, ako je moguće. Dobro proučite novi servis, zaposlene, klijente, programe na kojima rade, kakav će biti prijenos dokumenata, koje su procedure i najvažnije – kako ćemo komunicirati.
8. Sve se može knjižiti i napraviti u korist klijenta, kad se hoće. A moj knjigovođa neće?
Ne samo da postoje pravila istinitog prikazivanja vašeg poslovanja (jer to je to što mi radimo) i određeni profesionalni dignitet, nego postoje i porezna pravila što da, što ne i što nikako ne i svakako da.
Neke kolegice će tražiti da potpišete nalog za knjiženje nečega što one ne mogu priznati, a neke neće pristati ni pod kojim uvjetima.
Nema te svinjarije koja se ne bi mogla proknjižiti. Pitanje je samo na čiju štetu. Usluga koju plaća klijent ne podrazumijeva slijepo pridržavanje njegovih naloga i kada „idu uzvodno“.
Ali, ako klijent na vrijeme najavi neki poslovni plan, cilj nekog poduhvata, svoju potrebu ili problem, onda će mu servis sigurno pomoći kako da to učini optimalno i ne kršeći propise. Ako poduzetnik unaprijed zna koje su posljedice, dobra je šansa da do sukoba na čiju štetu se knjiži, ni ne dolazi.
Rekli bi: knjigovođe su kao odvjetnici kojima se „zločin“ mora priznati! Razlika je što se odvjetnicima priznaje nakon, a knjigovođama (ipak bolje) prije počinjenja djela.
Dobro je znati da računovođe podliježu obvezi prijavljivanja spornih transakcija i rizičnih poslovanja svojih klijenata po Zakonu o sprečavanju pranja novca i financiranja terorizma. To, tek toliko da znate – nema trgovine ni ljudima, ni oružjem, ni pranja love!